1. Wie we zijn
Deze website wordt beheerd door Raji Kanafani — Sole trader (natural person / eenmanszaak), trading as RØ Studio (“RØ Studio”, “wij”, “ons”), een designstudio gevestigd in Gent, België.
In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, “AVG”) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit beleid worden beschreven.
- Maatschappelijke zetel: Zwijnaardsesteenweg 666, 9000 Ghent, Belgium
- Ondernemingsnummer (KBO): 1039.960.655
- Contact voor privacyaangelegenheden: info@rostudio.be
- Functionaris voor gegevensbescherming (DPO): wij hebben geen DPO aangesteld, omdat wij daartoe niet verplicht zijn op grond van artikel 37 AVG. Gebruik voor elke privacyvraag het bovenstaande contactadres.
2. Welke gegevens we verzamelen en waarom
We houden de gegevensverzameling tot een minimum beperkt. We verwerken uitsluitend de persoonsgegevens die we echt nodig hebben om uw vraag te beantwoorden en deze website te laten werken.
2.1 Gegevens die u ons via onze contactformulieren bezorgt
Wanneer u een van de twee aanvraagformulieren op onze contactpagina verstuurt, verzamelen we:
- Aanvraag maatinterieur (particulieren): uw naam, e-mailadres, het type ruimte, een indicatief budget en het bericht dat u schrijft.
- Tekenopdracht (professionals): uw naam, bedrijfsnaam (optioneel), professioneel e-mailadres, de gevraagde dienst, een optionele deadline en uw projectbriefing.
We gebruiken deze informatie uitsluitend om u te antwoorden, om een mogelijke offerte of opdracht te beoordelen en voor te bereiden, en om onze correspondentie bij te houden. We vragen u om geen bijzondere categorieën van gegevens (bv. gezondheids-, politieke of religieuze informatie) in vrije tekstvelden op te nemen.
2.2 Gegevens die automatisch worden verzameld
Zoals vrijwel elke website registreert onze hostinginfrastructuur automatisch technische gegevens wanneer u ons bezoekt — zoals uw IP-adres, browsertype, de pagina's die u opvraagt en tijdstempels — in serverlogs. Dit wordt gebruikt om de site veilig af te leveren, misbruik te voorkomen en technische problemen op te sporen.
Deze website gebruikt geen analyse-, reclame-, profilerings- of trackingtechnologieën en plaatst geen niet-essentiële cookies. Zie onze cookieverklaring voor meer details.
2.3 Gegevens verwerkt door derden die de site mee mogelijk maken
Om de site weer te geven laden we lettertypes van Google en inhoud/beelden van ons contentplatform. Wanneer uw browser deze bestanden ophaalt, wordt uw IP-adres noodzakelijkerwijs aan die aanbieders doorgegeven zodat zij de bestanden kunnen terugsturen. Deze aanbieders worden beschreven in rubriek 5.
3. Rechtsgronden voor de verwerking
We steunen op de volgende rechtsgronden uit artikel 6, lid 1 AVG:
| Activiteit | Rechtsgrond |
|---|---|
| Uw formulieraanvraag beantwoorden en een offerte voorbereiden | Maatregelen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst — art. 6(1)(b); en/of ons gerechtvaardigd belang bij de behandeling van aanvragen — art. 6(1)(f) |
| De website beheren, beveiligen en onderhouden (serverlogs) | Ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, goed werkende website — art. 6(1)(f) |
| Essentiële bronnen laden (lettertypes, contentlevering) | Ons gerechtvaardigd belang bij een correcte weergave van de website — art. 6(1)(f) |
| Voldoen aan wettelijke verplichtingen (bv. boekhouding, fiscaal) | Wettelijke verplichting — art. 6(1)(c) |
Wanneer we ons ooit op toestemming beroepen (art. 6(1)(a)) — bijvoorbeeld als we later een nieuwsbrief toevoegen — kunt u die op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
4. Hoe lang we uw gegevens bewaren
- Aanvragen die niet tot een project leiden: maximaal 12 maanden bewaard zodat we kunnen opvolgen, daarna gewist.
- Aanvragen die uitmonden in een opdracht/overeenkomst: bewaard voor de duur van de relatie en daarna zolang de Belgische wetgeving dat vereist — doorgaans 7 jaar voor boekhoudkundige en fiscale stukken.
- Serverlogs: gedurende een korte periode bewaard (doorgaans maximaal 30 dagen) door onze host en daarna gewist of geanonimiseerd.
5. Met wie we uw gegevens delen
We verkopen uw persoonsgegevens niet. We delen ze uitsluitend met de dienstverleners (“verwerkers”) die ons helpen bij onze werking, en met overheidsinstanties wanneer de wet dat vereist. Onze belangrijkste verwerkers zijn:
| Aanbieder | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Contentful GmbH (contentbeheer & beeldlevering) | Bewaart en levert de tekst en beelden van de website via haar CDN | Duitsland / EU; CDN-edgeservers kunnen wereldwijd staan |
| Google (Google Fonts) | Levert de lettertypes van de website; ontvangt uw IP-adres wanneer de lettertypes worden geladen | Ierland / Verenigde Staten |
| Netlify, Inc. (512 2nd Street, Suite 200, San Francisco, CA 94107, USA) | Host de website en verwerkt de inzendingen van het contactformulier en de serverlogs | Verenigde Staten (met edgeservers in de EU) |
| Resend (Resend, Inc.) | Bezorgt de aanvraagmails die door onze contactformulieren worden gegenereerd in onze mailbox | Verenigde Staten |
Elke verwerker handelt op basis van een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG) en mag gegevens uitsluitend volgens onze instructies verwerken.
6. Internationale doorgiften
Sommige van onze aanbieders — met name Google, Netlify, Inc. en Resend — kunnen gegevens verwerken op servers buiten de Europese Economische Ruimte (EER), onder meer in de Verenigde Staten. Wanneer dat gebeurt, is de doorgifte beschermd door een passende waarborg uit hoofdstuk V AVG, zoals het EU–VS-kader voor gegevensbescherming en/of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, samen met bijkomende technische en organisatorische maatregelen waar nodig. U kunt bij ons een kopie van de betrokken waarborgen opvragen via de contactgegevens hierboven.
7. Uw rechten
Onder de AVG hebt u het recht om:
- Inzage te krijgen in de persoonsgegevens die we over u bewaren;
- Gegevens die onjuist of onvolledig zijn te laten rechtzetten;
- Uw gegevens te laten wissen (“recht op vergetelheid”) waar dat van toepassing is;
- Bepaalde verwerkingen te laten beperken of er bezwaar tegen te maken, met inbegrip van verwerking op basis van onze gerechtvaardigde belangen;
- Gegevensoverdraagbaarheid — uw gegevens te ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat;
- Uw toestemming in te trekken op elk moment, wanneer de verwerking op toestemming berust.
Om een van deze rechten uit te oefenen, mailt u naar info@rostudio.be. We antwoorden binnen één maand. We kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen voordat we op een verzoek ingaan.
8. Klachten
Als u meent dat we verkeerd met uw persoonsgegevens zijn omgegaan, krijgen we graag de kans om dat recht te zetten — neem eerst contact met ons op. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.dataprotectionauthority.be
· contact@apd-gba.be · +32 (0)2 274 48
00
9. Hoe we uw gegevens beschermen
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens veilig te houden — waaronder HTTPS-versleuteling tijdens de overdracht, toegangscontroles en het beperken van de toegang tot wie ze nodig heeft. Geen enkele manier van verzending via het internet is volledig veilig, dus we kunnen geen absolute veiligheid garanderen, maar we nemen onze verplichtingen ernstig en evalueren onze maatregelen regelmatig.
10. Kinderen
Onze website en diensten zijn bedoeld voor volwassenen en richten zich niet tot kinderen. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar. Als u meent dat een kind ons gegevens heeft bezorgd, neem dan contact met ons op en we wissen ze.
11. Wijzigingen aan dit beleid
We kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze werkwijze of in de wetgeving te weerspiegelen. De datum “laatst bijgewerkt” bovenaan geeft de huidige versie aan. Belangrijke wijzigingen worden op deze pagina benadrukt.
Vragen over dit document?
Is er iets onduidelijk, of wilt u uw rechten uitoefenen? Schrijf ons op info@rostudio.be en we nemen contact met u op.